Официальный сайт
Ординский муниципальный округ
Главная / Органы власти / Архивый отдел

Архивый отдел

Архивный отдел администрации Ординского муниципального округа Пермского края (далее – Отдел)

Основными задачами и функциями Отдела являются: 

1. Управление архивным делом на территории Ординского муниципального округа.

2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,  подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет  документов, принятых  в Отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в Агентство;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации и реализация предложений  по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.

2.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав  Архивного фонда  Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления  с момента их образования, деятельности организации, отнесенных  к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования  и Пермского края;

- архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда   Пермского края,  образовавшихся  до момента создания органов местного самоуправления, организаций краевого и федерального подчинения; архивных документов  юридических и физических лиц  на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в  негосударственную  часть Архивного фонда Пермского края;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Ординского муниципального округа;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих  фонды Отдела;

- учетных документов,  архивных справочников и других материалов, необходимых  для осуществления  его практической деятельности.

Отдел хранит документы Государственной части Архивного фонда Пермского края постоянно в Ординском муниципальном округе.

2.2. Отдел  по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих  муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда  Пермского края  поступают на хранение в Отдел на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

3. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Ординского муниципального округа, в том числе:

- составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых  с Агентством, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности  в порядке реализации  соглашения между Агентством и Администрацией в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- ведение в установленном порядке  учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Ординского муниципального округа;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке – номенклатура  дел организаций – источников комплектования Отдела;

- рассмотрение и представление в Агентство поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание  организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов,  организации документов в делопроизводстве,  внедрению государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем  документации;  повышению квалификации работников архивов  и делопроизводственных служб.

5. Информационное обеспечение местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на  архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления,  иных организаций Ординского муниципального округа о составе и содержании документов Отдела  по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок,  материалов для  средств массовой информации и публикаторская  деятельность;

- исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок,  заверенных копий и выписок из документов;  рассмотрение заявлений, предложений и жалоб,  прием  граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

6. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Агентством в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства  Российской Федерации.

 

 

Заведующий Отделом – Щербинина Глафира Ивановна

Дата рождения: 22.11.1971 г.

Должность: заведующий архивным отделом

Рабочий тел./факс: (34 258)2-02-51, архивохранилище 2-04-93

 E-mail orda_arhiv@mail.ru

Прием граждан осуществляется с понедельника по пятницу с 9-00 до 17-00 ч.

 

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1. Заведующий архивным отделом осуществляет руководство деятельностью отдела на основе Положения о нём.

2. Организует планирование работы отдела, составляет перспективные и текущие планы развития архивного дела на территории округа, готовит анализы и отчёты об их выполнении.

 3. Решает совместно с руководством администрации округа вопросы кадрового и материально-технического обеспечения работы отдела, улучшения условий труда сотрудников.

4. Готовит проекты распорядительных документов главы округа, направленных на совершенствование архивного дела на территории округа и участвует в их реализации.

5. Принимает меры по устранению недостатков, выявленных в ходе проверок Агентством по делам архивов Пермского края, органами пожарного и санитарного надзоров, вневедомственной охраны и др.

6. Готовит и представляет руководству администрации округа предложения по обеспечению сохранности документов, находящихся на муниципальном хранении, участвует в их реализации.

7. Организует работу по проведению проверки наличия и состояния дел и фотодокументов, хранящихся в отделе.

8. Ведёт работу по комплектованию отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение для округа.

9. Ведет книги учета поступления документов и фотодокументов, список и карточки фондов, дела фондов; составляет общие итоговые записи в описях дел после приема документов на муниципальное хранение.

10. Составляет сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архивного отдела и представляет учетные данные в Агентство по делам архивов Пермского края в установленном порядке.

11. Организует работу по развитию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, базы данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

12. Организует проведение  экспертизы  ценности  документов, хранящихся в отделе.

13.       Организует и ведет работу по выявлению и сбору документов личного происхождения и аудиовизуальных документов.

14.      Составляет или уточняет номенклатуру дел архивного отдела, направляет её на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Пермского края.

15. Составляет и по согласованию с Агентством по делам архивов Пермского края представляет на утверждение главе муниципального округа списки учреждений, организаций, владельцев личных фондов и коллекций документов, подлежащих приему в архивный отдел, проводит систематическую работу по их уточнению.

16. Принимает участие, в том числе совместно со структурными подразделениями администрации, в совещаниях, семинарах, консультациях с руководителями и специалистами организаций округа, по совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, по работе экспертных комиссий и архивов организаций.

17. Выявляет организации – потенциальные  источники комплектования отдела, готовит предложения о включении их в соответствующий список.

18. Организует ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела и других организациях, находящихся на территории округа, организует работу по паспортизации архивов организаций и представляет в Агентство по делам архивов отчет по установленной форме.

19. Рассматривает, составляет заключения и представляет в Агентство по делам архивов на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии описи дел постоянного хранения  и  по личному составу, поступившие от организаций - источников комплектования.

20. Организует и проводит информирование органов местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов отдела по  актуальной тематике, исполнению запросов юридических и физических лиц на документную информацию.

21. Оказывает методическую помощь по организации работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам; выдачу архивных дел во временное пользование, исполнение социально-правовых запросов граждан.

22. Организует подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, ведёт учёт использования документов в отделе.

23. Организует мероприятия по повышению квалификации сотрудников отдела, систематически повышает уровень знаний по делопроизводству и архивному делу путём самообразования.

 24. Рассматривает обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, принимает по ним необходимые меры.

Сотрудники Отдела:

Главный специалист архивного отдела

Понарина Людмила Николаевна

Дата рождения: 14.10.1970 г.

Рабочий телефон  8(34 258)2-02-51, 2-04-93

Об архивном отделе      

Историческая справка

В названии фондообразователя «Архивный отдел администрации Ординского муниципального округа Пермского края» за период 1938-2020 годы произошли следующие изменения.

 

1938 год – архивариус при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Свердловской области;

 

1939-1940 гг – архивариус при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Пермской области;

 

1941-1946 гг - архивариус при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Молотовской области;

 

1946-1957 гг – районный архив при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Молотовской области;

 

1957-1977 гг – районный архив при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Пермской области;

 

1977-1992 гг – районный архив при отделе исполкома Ординского районного Совета народных депутатов Пермской области;

 

1992-2005 гг – архивный отдел администрации Ординского района Пермской области;

 

2005 – 2019 гг – архивный отдел администрации Ординского муниципального района Пермского края;

 

2020 – архивный отдел администрации Ординского муниципального округа Пермского края.

 

Архив в Ординском районе образовался на основании приказа Ординского райисполкома депутатов трудящихся от 21 мая 1938 года № 19.

В феврале 1946 года на основании распоряжения Ординского райисполкома должность архивариуса переименовали в заведующего районным архивом.

Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация Ординского района образует в своем составе архивный отдел, выполняющий одновременно функции муниципального архива. На основании постановления администрации Ординского района от 25 марта 1992 года № 31 должность заведующего районным архивом переименована на должность заведующего архивным отделом администрации Ординского района.

Архивный отдел администрации Ординского муниципального округа (далее – Отдел) в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, нормативными правовыми актами министерств и ведомств Пермского края, нормативными правовыми актами Думы Ординского муниципального округа, главы администрации Ординского муниципального округа, Положением об архивном отделе.

 

Основными задачами и функциями Отдела являются: 

 

- управление архивным делом на территории Ординского муниципального округа.

- обеспечение сохранности и учет архивных документов,  подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет  документов, принятых  в Отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в Агентство;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации и реализация предложений  по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.

Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав  Архивного фонда  Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления  с момента их образования, деятельности организации, отнесенных  к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования  и Пермского края;

- архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда   Пермского края,  образовавшихся  до момента создания органов местного самоуправления, организаций краевого и федерального подчинения; архивных документов  юридических и физических лиц  на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в  негосударственную  часть Архивного фонда Пермского края;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Ординского муниципального округа;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих  фонды Отдела;

- учетных документов,  архивных справочников и других материалов, необходимых  для осуществления  его практической деятельности.

Отдел хранит документы Государственной части Архивного фонда Пермского края постоянно в Ординском муниципальном округе.

Отдел  по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих  муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

Документы негосударственной части Архивного фонда  Пермского края  поступают на хранение в Отдел на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Ординского муниципального округа, в том числе:

- составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых  с Агентством, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности  в порядке реализации  соглашения между Агентством и Администрацией в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- ведение в установленном порядке  учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Ординского муниципального округа;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке – номенклатура  дел организаций – источников комплектования Отдела;

- рассмотрение и представление в Агентство поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание  организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов,  организации документов в делопроизводстве,  внедрению государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем  документации;  повышению квалификации работников архивов  и делопроизводственных служб.

Информационное обеспечение местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на  архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления,  иных организаций Ординского муниципального округа о составе и содержании документов Отдела  по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок,  материалов для  средств массовой информации и публикаторская  деятельность;

- исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок,  заверенных копий и выписок из документов;  рассмотрение заявлений, предложений и жалоб,  прием  граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Агентством в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства  Российской Федерации.

Документы Отдела в хорошем физическом состоянии,  оформлены в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

 

Месторасположение Ординского архива

1938-1946 гг. – в здании волисполкома на первом этаже (в настоящее время размещается Ординский историко-краеведческий музей);

1946-1972 гг. – в здании Пророко - Ильинской церкви;

1973-1999 гг. – в здании администрации Ординского сельского Совета (в настоящее время районный суд);

С 2000 года по настоящее время в здании администрации Ординского округа;

В 2006 году архивному отделу передали помещение на цокольном этаже под архивохранилище в здании администрации Ординского муниципального округа площадью 105 м2 .

Те, кто внёс вклад в развитие архивного дела в Ординском районе

  • 2 апреля – 7 сентября 1938 года – архивариус РИКа А.П. Трясцин;
  • Сентябрь – октябрь 1938 года – архивариус РИКа Мехонин Иван Яковлевич;
  • С октября 1938 года – архивариус РИКа Пашкова Вера Андреевна;
  • 1939 год – архивариус РИКа Старцев Михаил Александрович;
  • 1940-1942гг. – архивариус РИКа Меньшикова Анна Ивановна;
  • 1943 год- архивариус РИКа Н.Ф. Казанцева;
  • С 10 июня 1943 года по 20 марта 1945 года – архиварус РИКа Щербинина Зоя Степановна;
  • С 14 апреля 1945 года по 1946 год – зав. райгосархивом Шляпникова Вера Николаевна;
  • С февраля 1946-1956 гг. – зав. райгосархивом Бурыкин Сергей Георгиевич;
  • 1965-1970 гг. – зав. райгосархивом Кротова Анна Петровна;
  • 1970-1971 гг. – зав. райгосархивом Казакова Тамара Ивановна;
  • 1972-1974 гг. – зав. райгосархивом Кротова Анна Петровна;
  • 1974-1975 гг. – зав. райгосархивом Гуляева Валентина Ивановна;
  • 1976 по июнь 2006 гг. – зав. райгосархивом, зав. архивным отделом Алексеева Нина Пантелеевна;
  • С июня 2003 года введена ставка ведущего специалиста архивного отдела – Щербинина Глафира Ивановна;
  • С 1 июня 2006 года – декабрь 2013 - Уточкина Светлана Петровна, гл. специалист Щербинина Глафира Ивановна;
  •  С января 2014 по настоящее время – заведующий архивным отделом Щербинина Глафира Ивановна, гл. специалист - Понарина Людмила Николаевна.

В архивном отделе администрации Ординского муниципального района Пермского края хранятся множество интереснейших, исторически важных документов различных организаций, предприятий, учреждений Ординского района. Наиболее востребованы документы фондов: «Ординский райисполком», «Управление сельского хозяйства», «Отдел статистики», «Управление образования», «Отдел культуры», документы ликвидированных сельских Советов и др. Имеются похозяйственные книги исчезнувших сёл и деревень Ординского района, по которым можно определить состав семьи, возраст членов семьи, их образование, место работы, их материальную  обеспеченность  и многое другое. Бесценны документы фондов: № 1 «Ординский райисполком Пермской области», (1920-1992 годы), № 42 «Администрация Ординского муниципального района» (1992 – 2019 годы), № 65 «Отдел по хозустройству эвакуированного населения 1941-1946 гг», № 153 «Медянский волостной исполнительный комитет Кунгурского уезда Пермской губернии 1917-1923 гг», № 64 «Ординская районная комиссия по рассмотрению дел бывших красных партизан и красногвардейцев»,  и др. Имеются фонды личного происхождения, которые содержат документы почётных и уважаемых людей, внёсших значимый вклад в развитие Ординского района.

 

Паспорт

архивного отдела администрации

Ординского муниципального округа Пермского края

на 01.01.2020 г.

 

  • Количество фондов – 161;
  • Количество единиц хранения – 27494;
  • Документов Государственной части архивного фонда Пермского края  - 11588 единиц хранения;
  • Количество фотодокументов – 1401;
  • Все документы закартонированы в архивные короба;
  • Каждая единица хранения занесена в учётную базу данных «Архивный фонд»;
  • 24 организации являются источниками комплектования архивного отдела;
  • Исполнено социально-правовых запросов – 1219;
  • Посетители читального зала – 463;
  • Количество выданных дел для работы – 29154.

 

Постановление администрации Ординского муниципального округа № 33 от 20.01.2020 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ординского муниципального округа"