Официальный сайт
Ординский муниципальный район
Главная / Органы власти / Архивый отдел

Архивый отдел

Архивный отдел администрации Ординского муниципального района Пермского края (далее – Отдел)

Основными задачами и функциями Отдела являются: 

1. Управление архивным делом на территории Ординского муниципального района.

2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,  подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

  • хранение и учет  документов, принятых  в Отдел;
  • представление в установленном порядке учетных данных в Агентство по делам архивов Пермского края (далее – Агентство);
  • проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;
  • подготовка, представление Администрации Ординского муниципального района (далее – Администрация) и реализация предложений  по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.

2.1. Отдел обеспечивает хранение:

  • архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав  Архивного фонда  Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления  с момента их образования, деятельности организации, отнесенных  к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования  и Пермского края;
  • архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда   Пермского края,  образовавшихся  до момента создания органов местного самоуправления, организаций краевого и федерального подчинения; архивных документов  юридических и физических лиц  на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в  негосударственную  часть Архивного фонда Пермского края;
  • документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Ординского муниципального района;
  • печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих  фонды Отдела;
  • учетных документов,  архивных справочников и других материалов, необходимых  для осуществления  его практической деятельности.

Отдел хранит документы Государственной части Архивного фонда Пермского края постоянно в Ординском муниципальном районе.

2.2. Отдел  по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих  муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда  Пермского края  поступают на хранение в Отдел на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

3. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Ординского муниципального района, в том числе:

  • составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией Ординского муниципального района и согласовываемых  с Агентством, систематическая работа по их уточнению;
  • отбор и прием документов постоянного хранения в Отдел;
  • проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности  в порядке реализации  соглашения между Агентством и Администрацией в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

  • ведение в установленном порядке  учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Ординского муниципального района;
  • рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке – номенклатура  дел организаций – источников комплектования отдела;
  • рассмотрение и представление в Агентство поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу;
  • изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
  • оказание  организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
  • разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов,  организации документов в делопроизводстве,  внедрению государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем  документации;  повышению квалификации работников архивов  и делопроизводственных служб.

5. Информационное обеспечение местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на  архивную информацию, в том числе:

  • информирование органов местного самоуправления,  иных организаций Ординского муниципального района о составе и содержании документов Отдела  по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной  основе;
  • организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок,  материалов для  средств массовой информации, проведение средств с общественностью и публикаторская  деятельность;
  • исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок,  заверенных копий и выписок из документов;  рассмотрение заявлений, предложений и жалоб,  прием  граждан;
  • создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

6. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Агентством в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства  Российской Федерации.

 

Заведующий Отделом – Щербинина Глафира Ивановна

Дата рождения: 22.11.1971 г.

Должность: заведующий архивным отделом

Рабочий тел./факс: (34 258)2-02-51, архивохранилище 2-04-93

 E-mail orda_arhiv@mail.ru

Прием граждан осуществляется с понедельника по пятницу с 9-00 до 17-00 ч.

 

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1. Заведующий отделом осуществляет руководство деятельностью отдела на основе Положения о нём.

2. Организует планирование работы отдела, составляет перспективные и текущие планы развития архивного дела на территории района, готовит анализы и отчёты об их выполнении.

3. Решает совместно с руководством администрации района вопросы кадрового и материально-технического обеспечения работы отдела, улучшения условий труда сотрудников.

4. Готовит проекты распорядительных документов главы района, направленных на совершенствование архивного дела на территории района и участвует в их реализации.

5. Принимает меры по устранению недостатков, выявленных в ходе проверок Агентством по делам архивов Пермского края (далее – Агентство), органами пожарного и санитарного надзора, вневедомственной охраны и др.

6. Готовит и представляет руководству администрации района предложения по обеспечению сохранности документов, находящихся на муниципальном хранении, участвует в их реализации.

7. Организует работу по проведению проверки наличия и состояния дел и фотодокументов, хранящихся в отделе.

8. Ведёт работу по комплектованию отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение для района.

9. Ведет книги учета поступления документов и фотодокументов, список и карточки фондов, дела фондов; составляет общие итоговые записи в описях дел после приема документов на муниципальное хранение.

10. Составляет сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архивного отдела и представляет учетные данные в Агентство в установленном порядке.

11. Организует работу по развитию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, базы данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

12. Организует проведение  экспертизы  ценности  документов, хранящихся в отделе.

13.    Организует и ведет работу по выявлению и сбору документов личного происхождения и аудиовизуальных документов.

14.   Составляет или уточняет номенклатуру дел архивного отдела, направляет её на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Агентства.

15. Составляет и по согласованию с Агентством представляет на утверждение главе муниципального района списки учреждений, организаций, владельцев личных фондов и коллекций документов, подлежащих приему в архивный отдел, проводит систематическую работу по их уточнению.

16. Готовит договоры и соглашения о сотрудничестве в области архивного дела с организациями негосударственных форм собственности на основе доверенности.

17. Организует и проводит, в том числе совместно со структурными подразделениями администрации, совещания, семинары, консультации с руководителями и специалистами организаций района, по совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, по работе экспертных комиссий и архивов организаций.

18. Выявляет факты утраты и незаконного уничтожения документов и другие нарушения архивного законодательства в организациях района и докладывает главе района.

19. Выявляет организации – потенциальные  источники комплектования отдела, готовит предложения о включении их в соответствующий список.

20. Организует ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела и других организациях, находящихся на территории района, организует работу по паспортизации архивов организаций и представляет в Агентство отчет по установленной форме.

21. Рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству.

22. Рассматривает, составляет заключения и представляет в Агентство на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии описи дел постоянного хранения  и  по личному составу, поступившие от организаций - источников комплектования.

23. Организует и проводит информирование органов местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов отдела по  актуальной тематике, исполнению запросов юридических и физических лиц на документную информацию.

24. Оказывает методическую помощь по организации работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам; выдачу архивных дел во временное пользование, исполнение социально-правовых запросов граждан.

25. Организует подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, ведёт учёт использования документов в отделе.

26. Организует мероприятия по повышению квалификации сотрудников отдела, систематически повышает уровень знаний по делопроизводству и архивному делу путём самообразования.

27. Ведёт работу по соблюдению правил по охране труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и охранного режима.

28. Рассматривает обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, принимает по ним необходимые меры.

29. Муниципальный служащий обязан уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

29.1.  Невыполнение муниципальным служащим должностной обязанности, предусмотренной частью 1 настоящей статьи, является правонарушением, влекущим его увольнение с муниципальной службы, либо привлечение его к иным видам ответственности в соответствии с законодательством РФ.

30. Соблюдать запреты, ограничения и обязанности связанные с муниципальной службой.

31. Уведомляет в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта, непринятые муниципальным служащим, являющимся стороной конфликта интересов, мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов является правонарушением, влекущим увольнение муниципального служащего с муниципальной службы;

Обязан предоставлять представителю нанимателя (работодателя) сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своей супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

 

Сотрудники Отдела:

Главный специалист архивного отдела

Понарина Людмила Николаевна

Дата рождения: 14.10.1970 г.

Рабочий телефон  8(34 258)2-02-51, 2-04-93

Об архивном отделе      

Архивный отдел администрации Ординского муниципального района Пермского края был образован в 1938 году. За период деятельности архива происходили следующие изменения в наименовании:

  • 1938 год – архивариус при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Свердловской области;
  • 1939-1940 годы – архивариус при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Пермской области;
  • 1941-1946 годы – архивариус при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Молотовской области;
  • 1946-1957 годы – районный архив при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Молотовской области;
  • 1957-1977 годы - районный архив при отделе исполкома Ординского районного Совета депутатов трудящихся Пермской области;
  • 1977-1992 годы - районный архив при отделе исполкома Ординского районного Совета народных депутатов Пермской области;
  • 1992-2005 годы – архивный отдел администрации Ординского района Пермской области;
  • с 2005 года – архивный отдел администрации Ординского муниципального района Пермского края.

Состав фондов:

На 01.01.2017 г. в отделе хранится - 160 фондов – 26 268 ед. хр, в том числе:
управленческая документация - 115 фондов - 17496 ед. хр.;
документы личного происхождения - 27 фондов - 589 ед. хр.;
документы по личному составу - 17 фондов - 6786 ед. хр.;
фотодокументы -  1 фонд - 1397 ед. хр.

Наиболее интересны фонды:

№ 1 «Райисполком Ординского района» (1920-1992), № 2 «Отдел сельского хозяйства» (1923-2012), № 3 «Представительство Пермьстата в Ординском районе» (1933-2011), № 5 «Управление образования» (1928-2011), № 57 МАУ «Редакция газеты «Верный путь» (бронированные экземпляры газеты «Ударник» и «Верный путь» за 1935-2010 годы), № 65 «Отдел по хозустройству эвакуированного населения в годы ВОВ 1941-1945 гг» (1941-1946), № 151 «Ашапский лесопункт Осинского леспромхоза» (1951-1989), фонды ликвидированных сельских Советов Ординского района, фонды личного происхождения граждан – участников ВОВ 1941-1945 гг., № 149 «Фотоколлекция Ординского района», где скомплектованы фотографии по истории развития Ординского района за 1926 - 2008 годы.

Постановление администрации Ординского муниципального района № 74 от 06.03.2014 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Ординского муниципального района"